چگونه در سازمان خود، جشن یلدای حرفه‌ای و به‌یادماندنی برگزار کنیم؟
جشن یلدا یکی از کهن‌ترین آیین‌های ایرانی است که قرن‌هاست خانواده‌ها را گرد هم می‌آورد. در دنیای امروز، این سنت زیبا از فضای خانه‌ها فراتر رفته و وارد محیط‌های کاری هم شده است. برگزاری یلدا در شرکت‌ها تنها یک مراسم نمادین نیست؛ بلکه فرصتی استراتژیک برای تقویت روحیه تیمی، افزایش انگیزه کارکنان و ایجاد تصویری مثبت از برند کارفرمایی محسوب می‌شود. زمانی که کارکنان در فضایی صمیمی و غیررسمی دور هم جمع می‌شوند، روابط انسانی عمیق‌تر شکل می‌گیرد و احساس تعلق بیشتری نسبت به سازمان پیدا می‌کنند.
برای آنکه چنین جشنی در محیط کار موفق و اثرگذار برگزار شود، لازم است با نگاه حرفه‌ای به آن پرداخته شود. پیش از هر چیز باید مشخص شود هدف از برگزاری این مراسم چیست. آیا صرفاً ایجاد یک فضای شاد و دوستانه مدنظر است یا سازمان می‌خواهد از این فرصت برای تقویت همبستگی تیمی، افزایش وفاداری کارکنان یا حتی تولید محتوای روابط عمومی استفاده کند؟ پاسخ روشن به این پرسش‌ها مسیر طراحی کل برنامه را مشخص می‌کند.
وقتی هدف تعیین شد، نوبت به تشکیل یک تیم اجرایی می‌رسد. بهتر است مدیریت مراسم به‌عنوان یک پروژه سازمانی دیده شود و برای آن نقش‌های مشخصی تعریف شود: فردی به‌عنوان هماهنگ‌کننده اصلی، گروهی مسئول طراحی دکور و فضای جشن، تیمی برای تدارک پذیرایی و خوراکی‌ها، افرادی برای سرگرمی و مسابقات و در نهایت کسانی برای عکاسی و مستندسازی. تقسیم وظایف باعث می‌شود بار مراسم روی دوش یک نفر نیفتد و همه‌چیز با نظم و کیفیت بیشتری پیش برود.
یکی از نکات مهم در برگزاری جشن یلدای سازمانی، طراحی تجربه کارکنان است. باید مراسم را مانند سفری در نظر گرفت که از لحظه ورود شروع می‌شود و تا پایان ادامه دارد. کارمند وقتی وارد شرکت می‌شود باید با فضایی تزئین‌شده و پرانرژی روبه‌رو شود، در طول مراسم خوراکی‌ها، بازی‌ها و تعاملات صمیمی را تجربه کند و در پایان با یک یادگار کوچک و ماندگار شرکت را ترک کند. چنین طراحی دقیقی است که یک مراسم ساده را به تجربه‌ای به‌یادماندنی تبدیل می‌کند.
برای برنامه‌ریزی بهتر، زمان‌بندی اهمیت زیادی دارد. معمولاً دو هفته پیش از جشن باید بودجه مشخص و اقلام اصلی مانند هدایای اختصاصی یا وسایل دکور سفارش داده شود. یک هفته مانده به مراسم، سرگرمی‌ها و مسابقات طراحی و آزمایش می‌شوند. سه روز قبل می‌توان چیدمان آزمایشی میز یلدایی و آماده‌سازی بسته‌های پذیرایی را انجام داد و در روز مراسم همه‌چیز نهایی و اجرا می‌شود. این روند برنامه‌ریزی مانع از سردرگمی و آشفتگی لحظه آخر خواهد شد.
اما ایده‌های اجرایی یلدا هم بسیار متنوع است. در بخش دکور می‌توان از رنگ‌های سنتی قرمز و سبز در کنار رنگ سازمانی بهره برد تا هویت شرکت نیز در مراسم دیده شود. میز یلدایی با آجیل، هندوانه، انار، شمع و عود همیشه حال و هوای خاصی به فضا می‌دهد و استفاده از ظروف سنتی یا بسته‌بندی‌های اختصاصی جلوه بیشتری ایجاد می‌کند. در پذیرایی هم می‌توان پک‌های فردی شامل آجیل، میوه خشک، شیرینی و حتی نوشیدنی‌های یلدایی را در نظر گرفت. این روش علاوه بر بهداشت و نظم، حس توجه ویژه به هر فرد را منتقل می‌کند.
در بخش سرگرمی، فعالیت‌های ساده و گروهی می‌توانند انرژی زیادی به جمع بدهند. مسابقه حافظ‌خوانی، بازی‌های سنتی یا حتی طراحی یک بسته فال اختصاصی می‌تواند کارکنان را به‌طور فعال درگیر کند. در پایان مراسم نیز هدیه‌ای کوچک اما خاص بهترین یادگاری خواهد بود. سنگ صبور با پیام انگیزشی، جعبه آجیل یا شیرینی با بسته‌بندی لوگودار، شمع یا عودسوز دست‌ساز، نمونه‌هایی هستند که علاوه بر زیبایی، کاربردی و ماندگار هم هستند.
برای موفقیت جشن، توجه به چند نکته کلیدی ضروری است. نخست آنکه سبک برگزاری باید با فرهنگ سازمان هماهنگ باشد؛ برخی شرکت‌ها رسمی‌تر هستند و برخی صمیمی‌تر، بنابراین نوع دکور، سرگرمی‌ها و حتی هدایا باید متناسب انتخاب شوند. دوم مدیریت بودجه است؛ یلدا می‌تواند با هزینه‌ای اندک و خلاقانه یا با بودجه‌ای بزرگ و باشکوه برگزار شود، مهم این است که منابع به‌درستی مدیریت شوند. سوم مستندسازی مراسم است که اهمیت روابط عمومی دارد؛ عکس‌ها و ویدئوهای یلدا در شبکه‌های اجتماعی سازمان، تصویری مثبت و انسانی از برند کارفرمایی می‌سازد. و در نهایت، گرفتن بازخورد از کارکنان پس از مراسم کمک می‌کند برای سال‌های بعد ایده‌های دقیق‌تر و بهتری جمع‌آوری شود.
در نهایت باید گفت جشن یلدا در شرکت تنها یک دورهمی دوستانه نیست. اگر درست برنامه‌ریزی و اجرا شود، می‌تواند به ابزاری برای تقویت فرهنگ سازمانی، افزایش انگیزه کارکنان و حتی بازاریابی سازمانی تبدیل شود. با کمی خلاقیت و توجه به جزئیات، این آیین سنتی می‌تواند به تجربه‌ای ارزشمند و ماندگار برای همه اعضای سازمان بدل شود.